Apakah Rapat Ini Seharusnya Cukup Lewat Email?
Jawab beberapa pertanyaan dan dapatkan skor. Plus biaya gaji rapat yang sebenarnya.
Apakah rapatnya punya agenda sebelumnya?
Apakah ada keputusan yang benar-benar diambil dalam rapat?
Apakah ada email tindak lanjut yang merangkum pembahasan?
Apakah sebagian besar cuma pembaruan status?
Apakah ada yang bertanya hal yang sebenarnya bisa dicari di Google?
Apakah sebagian besar isinya orang cuma bilang "info saja" satu sama lain?
Apakah ada peserta yang sama sekali tidak bicara?
Setengah-setengah
Bisa ke dua arah. Sebagian perlu tatap muka, sebagian benar-benar tidak.
Biaya rapat: sekitar Rp 115.385 dari waktu gaji, jawab pertanyaan di atas untuk mempertajam skor
Apakah alat ini berguna?
Sekali klik, tanpa daftar.
Alat ini menilai rapat dengan skala 0 sampai 100 untuk seberapa mungkin rapat itu bisa diganti email, berdasarkan pertanyaan tentang apa yang benar-benar terjadi.
Tidak semua rapat sia-sia. Ada rapat yang mengambil keputusan, membangun kepercayaan, dan menggerakkan urusan dengan cara yang tidak bisa dilakukan ringkasan tertulis. Tapi cukup banyak rapat yang isinya pembaruan status, penyampaian informasi, dan obrolan yang bisa jadi email tiga paragraf yang dibaca semua orang kapan saja. Alat ini memberi tahu rapatmu yang mana.
Cara skornya bekerja
Skor mulai dari 50 dan naik atau turun menurut jawabanmu. Tanda rapat yang bisa jadi email (pembaruan status, tidak ada keputusan, peserta yang diam, tetap ada email tindak lanjut) menaikkan skor. Tanda rapat itu memang perlu (ada agenda, keputusan nyata) menurunkannya.
Kesalahan yang sering terjadi
- Mempertahankan rapat karena sudah selalu ada. Tanyakan apa yang akan salah kalau rapat itu tidak diadakan.
- Hanya menghitung waktumu sendiri. Biayanya adalah semua orang di ruangan.
- Menilai rapat yang kamu harapkan, bukan rapat yang kamu hadiri.
Pertanyaan
Apa yang membuat rapat layak diadakan?
Umumnya: ada keputusan yang butuh diskusi langsung, pemecahan masalah kreatif yang diuntungkan bolak-balik bicara, atau situasi saat nada bicara dan hubungan lebih penting daripada penyampaian informasi. Kalau tidak ada yang berlaku, kemungkinan besar itu cukup lewat email.
Kenapa email tindak lanjut menaikkan skor?
Karena kalau kamu tetap harus merangkum semuanya lewat email setelahnya, emailnya bisa dikirim lebih dulu. Email tindak lanjut sering jadi bukti bahwa informasinya bisa ditulis sebelum ada yang masuk ruang rapat.
Apa yang harus kulakukan dengan skor ini?
Terutama: merenung. Kalau rapatmu terus-menerus bernilai tinggi, mungkin perlu dilihat cara menyusunnya. Agenda, tujuan yang jelas, dan daftar undangan yang hanya berisi orang yang perlu hadir sudah menyelesaikan sebagian besar masalah.
Rapat akhirnya selesai? Ini yang bisa dilakukan dengan waktu yang baru kembali.