Kalkulator Biaya Rapat
Karena harus ada yang menghitung ini, dan jelas bukan atasanmu.
Per peserta. Pakai rata-rata kalau gajinya berbeda-beda.
Itu setara makan siang satu tim, hilang begitu saja.
Oke, aku mau bikin rapat dengan 6 orang dan penasaran sebenarnya habis berapa. Yuk hitung. Rapatnya 1 jam, dan gaji rata-rata di ruangan itu sekitar Rp 8.000.000 sebulan.
Kalau dibagi rata ke 52 minggu dengan 40 jam, itu sekitar Rp 46.154 per jam untuk tiap orang. 6 orang selama 1 jam jadi Rp 276.923, atau 6 jam waktu kerja habis sekaligus.
Dan kalau rapatnya tiap minggu, itu Rp 14.400.000 setahun. Hmm, nggak banyak.
Gimana kalau aku cuma undang 3 orang? Jadinya Rp 138.462 per rapat, dan hemat Rp 7.200.000 setahun.
Penghematannya kecil, tapi nggak ada ruginya bertanya.
Apakah alat ini berguna?
Sekali klik, tanpa daftar.
Rapat itu ada biayanya. Bukan cuma waktumu, tapi waktu semua orang. Isi siapa saja yang hadir dan berapa lama rapatnya berlangsung, lalu alat ini menghitung kira-kira berapa biaya rapat itu bagi perusahaan, dari gaji saja.
Cara menekan biayanya
- Coba 25 atau 50 menit, bukan 30 atau 60. Waktu yang lebih singkat membuat orang langsung ke pokok pembahasan.
- Cek daftar undangan setiap kali. Tanyakan apakah tiap orang memang perlu hadir, atau cukup menerima catatannya.
- Tahu tujuan rapatnya. Kalau tidak ada keputusan yang perlu diambil, mungkin cukup lewat pesan atau catatan bersama.
- Sisihkan waktu bebas rapat. Beberapa tim mengosongkan satu pagi atau satu sore supaya orang bisa fokus bekerja.
- Tinjau rapat rutin setiap beberapa bulan. Rapat yang berguna enam bulan lalu belum tentu masih berguna sekarang.
Cara menghitungnya
- Gaji per bulan dikali 12 untuk jadi gaji setahun.
- Gaji setahun dibagi 52 minggu dan 40 jam per minggu. Hasilnya tarif per jam.
- Tarif per jam dikali lama rapat dan jumlah peserta.
Rapat 1 jam dengan 6 orang yang bergaji rata-rata Rp 8.000.000 sebulan. Tarif per jamnya sekitar Rp 46.154, jadi rapat itu habis sekitar Rp 276.923.
Biaya rapat sekilas
| Jumlah orang | 30 menit | 1 jam | 2 jam |
|---|---|---|---|
| 3 | Rp 69.231 | Rp 138.462 | Rp 276.923 |
| 5 | Rp 115.385 | Rp 230.769 | Rp 461.538 |
| 8 | Rp 184.615 | Rp 369.231 | Rp 738.462 |
| 12 | Rp 276.923 | Rp 553.846 | Rp 1.107.692 |
| 20 | Rp 461.538 | Rp 923.077 | Rp 1.846.154 |
Hanya gaji, dengan rata-rata Rp 8.000.000 per bulan. Pakai kalkulator untuk angkamu sendiri.
Kesalahan yang sering terjadi
- Memakai satu gaji untuk semua orang. Pakai rata-rata, atau isi angka sebenarnya kalau kamu tahu.
- Melupakan persiapan dan waktu yang dibutuhkan orang untuk kembali fokus ke pekerjaannya.
- Memakai angkanya untuk menyalahkan orang. Lebih baik jadikan pertanyaan: apakah rapat ini butuh kita semua selama ini?
- Tidak bertanya apa yang harus dicapai rapat itu. Kalau tidak ada yang perlu diputuskan, mungkin rapatnya tidak perlu diadakan.
Pertanyaan
Bagaimana biayanya dihitung?
Gaji tiap orang setahun dibagi 52 minggu dengan 40 jam untuk mendapat tarif per jam. Itu dikali lama rapat dalam jam, lalu dijumlahkan untuk semua orang di ruangan.
Angka gaji apa yang sebaiknya kupakai kalau gaji peserta berbeda-beda?
Pakai rata-rata semua peserta, atau condongkan ke gaji yang paling tinggi. Orang senior di rapat yang sebenarnya opsional bisa menaikkan angkanya dengan cepat. Hasilnya tetap cukup menggambarkan arahnya.
Apakah ini sudah termasuk biaya perusahaan seperti BPJS dan tunjangan?
Belum. Angkanya hanya gaji. Biaya sebenarnya bagi perusahaan lebih tinggi karena hal-hal seperti iuran dan tunjangan, dan seberapa besarnya tergantung perusahaannya.
Apakah orang yang cuma mendengarkan, atau sambil mengerjakan hal lain, tetap dihitung?
Ya, kalau mereka diundang dan diharapkan hadir. Waktu itu tetap dibayar. Kalau banyak orang cuma setengah mendengarkan, itu tanda daftar undangannya mungkin terlalu panjang.
Apakah ini cukup akurat untuk anggaran?
Cukup untuk gambaran kasar, bukan untuk pembukuan. Alat ini memakai 40 jam seminggu dan 52 minggu setahun, dan hanya menghitung gaji. Karyawan paruh waktu, cuti, dan pekerja lepas yang dibayar harian akan mengubah angka sebenarnya.
Bisakah dipakai untuk gaji dalam Rupiah?
Bisa. Alat ini memang memakai Rupiah dan gaji per bulan. Isi rata-rata gaji sebulan, dan hitungannya sama saja di mana pun. Rasa capeknya juga.
Butuh istirahat dari semua hitung-hitungan ini?